특히 5인 이하의 조직에서는 대표님의 역할이 절대적이에요. 그런데 대표님이 모든 업무를 관리하고, 방향을 설정하며, 실무까지 챙기다 보면 어느 순간 한계에 부딪히게 돼요. "이대로는 안 되겠다" 싶어 직원을 추가로 채용하지만, 이상하게도 매출은 크게 늘지 않고 오히려 업무가 더 복잡해지는 느낌이 들죠.
이런 상황에서 살아남으려면, 결국 우리 조직에 최적화된 운영시스템이 필요해요. 이 시스템이 제대로 작동하려면 업무 위임, 일하는 방식의 공유, 목표 설정이 핵심이 돼요.
조직이 성장하면 생기는 문제들
처음엔 대표님 혼자, 혹은 공동 창업자 몇 명이서 시작한 사업이 어느 정도 성장하면 자연스럽게 팀원이 늘어나요. 그런데 문제는 사람이 많아질수록 커뮤니케이션이 복잡해진다는 점이죠. 늘어나는 인원에 맞춰 업무 구조도 재구성하고 체계적으로 갖춰야 해요.
처음엔 단순히 구두로 "이거 해줘"라고 말하면 됐지만, 팀원이 5명을 넘어가면 더 이상 그런 방식이 통하지 않아요.
누가 어떤 일을 맡고 있는지 헷갈리고,
진행 중인 업무가 어디까지 왔는지 모호해지고,
대표님이 일일이 챙기지 않으면 중요한 일들이 빠지게 돼요.
이제부터는 업무를 시각화하여 ‘보이는 형태’로 정리하고, 일하는 방식을 문서화하고, 중요한 정보들을 시스템화할 필요가 있어요. 이 과정을 힘들다고 회피하면, 결국 대표님이 계속해서 사소한 문제까지 직접 해결해야 하는 악순환이 반복돼요.
관리 시스템을 구축하는 가장 쉬운 방법
작은 조직에서도 자연스럽게 굴러가는 관리 시스템을 만들려면 어떻게 해야 할까요?
1️⃣ 업무를 체계적으로 정리하기
우선 대표와 팀원의 시간부터 최적화해야 해요 대표님이 모든 업무에 개입하면 조직은 절대 효율적으로 운영될 수 없어요.
가장 먼저 해야 할 일은 "누가 어떤 업무를 담당할 것인지" 명확하게 정하는 거예요.
고객 문의 응대 → 누구 담당?
계약 및 사후 관리 → 누가 책임질까?
내부 프로젝트 진행 상황 → 어디에서 공유할까?
업무 체계를 정리하는 것만으로도 혼선이 줄어들어요.
2️⃣ 정보를 공유하는 방식을 바꾸기
5명 이하의 팀에서는 구두로 정보를 공유해도 문제가 되지 않아요. 하지만 팀원이 10명, 15명으로 늘어나면 말로만 소통하는 것이 불가능해져요.
이제부터는 협업 툴을 활용해야 해요. 협업툴 안에서 소통하는 방식을 배우고 교육시켜야 해요.
[예시]
Notion, Confluence → 내부 문서 정리
Notion, Trello, Asana → 업무 진행 상황 관리
Slack, Teams → 실시간 커뮤니케이션
이런 툴을 적극적으로 활용하면, "그거 어디 있지?"라고 서로 묻는 시간을 대폭 줄일 수 있어요.
3️⃣ 목표를 명확히 하고 공유하기
많은 조직, 스타트업이 초기에 흔히 하는 실수 중 하나가 "구체적인 목표 없이 그냥 바쁘게 일하는 것"이에요.
"일단 열심히 하면 되겠지!" 라는 생각으로 움직이지만, 어느 순간 "우리가 뭘 위해 이렇게 일하고 있지?"라는 혼란이 찾아와요.
이 문제를 해결하려면, 단기 목표와 장기 목표를 구분해서 설정하는 것이 중요해요.
3개월 단위의 단기 목표: 당장 집중해야 할 핵심 과제
1년 이상의 장기 목표: 궁극적으로 도달하고자 하는 방향
그리고 이 목표를 대표님 혼자만 알고 있어서는 안 돼요. 팀원들과 지속적으로 공유하면서 모두가 같은 방향을 보고 갈 수 있도록 해야 해요.
작은 조직이 강해지는 법
흔히 "작은 조직이라서 시스템이 필요 없다"고 생각하는 경우가 많아요. 하지만 오히려 규모가 작을수록 체계적인 업무관리 시스템이 있어야 해요.
대기업은 조직이 커도 내부 프로세스가 정립되어 있기 때문에 큰 혼란이 없어요. 반면, 스타트업이나 소규모 기업은 체계 없이 운영되다가 문제가 생기면 순식간에 흔들릴 수 있어요.
지금부터라도 업무 체계 정리, 정보 공유 방식 개선, 목표 설정을 차근차근 실천해보세요. 작은 조직도 올바른 시스템을 갖추면, 대표님이 모든 걸 직접 챙기지 않아도 자연스럽게 돌아갈 수 있어요.
평범한 대학생에서 2억 달러 자산의 창업자가 된 닉 후버의 창업 여정을 담은 사례입니다. 학생 짐 보관 서비스로 시작해 셀프스토리지 사업을 확장하고, 서비스업에서 자산 기반 모델로 전환한 그의 전략은 예비 창업자와 중소기업 운영자들에게 큰 인사이트를 제공합니다. ‘땀나는 스타트업(Sweaty Startup)’의 실행력과 성장 전략, 개인 브랜딩 및 투자 유치 사례까지 실용적인 인사이트를 제공합니다.
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